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第6夜 e-mail(2):メールのマナー

SSの画

あのね。
メールを書くときの作法とか書いちゃうと1冊の本になっちゃいます。 ですからここでは基本的(?)なことだけ書きますね。
(電子メールの使い方に関する書籍は何種類もあるようですね)


名前はちゃんと書きましょう

たいていのメーラーでは自分(差出人)の名前を書いてないと使えないと思います。
差出人の名前は、ニックネームでも本名でもかまわないです。(場合にもよりますが)

また、自分の名前はメーラーの設定だけでなくメールの本文の文末にも書いておくと、さらに親切になるかと思います。

ちなみに文末の『署名』をシグネイチャといいます。
シグネイチャにはメールアドレスだけでなくホームページのURLや、飾りなどを書く場合もあります。
ただ、これがあまり長過ぎるとヒンシュクを買う場合があります。長くても5〜6行程度に抑えましょう。


相手の名前と自分の名前

メールの最初の方に『○○さんへ』などと相手の名前も書いておきましょう。

同じメールアドレスでも担当が違ってる場合もあります。
また、アドレスを間違えて送っちゃった場合、本当に届けたい相手の名前が書いてないと、受け取った人が混乱しちゃいます。

チャットや電子掲示板でニックネームを使っていたとしましょう。
そして、メーラーの『差出人の設定』に本名を書いていたとします。

チャットや電子掲示板で知り合った人にメールを出す場合、本名だと相手にわからない場合もありますね。

私の場合は文頭に『こんにちわ、○○さん。アホリアSSです』という感じで挨拶も含めて書いてます。


内容がわかるように

メールを読んでも、何を書いてるのかわからない場合があります。

 イヤ〜ンな感じの例)
 −−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−
  ATの意味をおしえて
 −−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−
知らない人から上記のような文だけが書かれたメールが届いた場合、どう答えればいいのか困りますね。
用件ははっきり書きましょう。書いた本人にはわかってることでも、読み手には何だかわからないことがありますから。
 好意に値する例)
 −−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−
  掲示板でのあなたの書き込みで「ATフィールド」という
 言葉がでてきましたが、どういう意味でしょうか?
 パソコンの名前と関係あるのかな。
 −−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−
上記のような文だと答えやすいですね。メールを書く場合は、相手にわかるように書きましょう。
ただし、だらだらと長くなると読みにくいです。なるべく簡潔に書くこともポイントです。


用件は先に

メールを書くときは、一番重要な点、一番書きたい事を最初に書きましょう。
『いいにくいこと』をメールで送る場合、やたら長い前置きを書いて、本題を後の方してしまうことがあります。
でも、これだと読みにくいです。重要なことは最初に書きましょうね。


適当な個所で改行を

メールを書く時は35〜40文字くらいで改行しましょう。
改行してないと、やたら横に長く文章が続いてしまいますね。

パソコンの画面を高解像度にして使っている人は、自分の画面では1行に100文字くらいでも平気かもしれません。 でも、メールを受ける方が見づらくなります。


太字や色付き文字など

メーラーの中には、文字や背景に色をつけたり、文字サイズを変えたりできるものがあります。
(HTMLに対応してるんですね)

ただし、このようなメールを送る場合は「受信する側のメーラーがHTMLに対応しているか」を確認してから送った方がいいです。
対応してないメーラーで受信した場合、文字の特殊効果がなくなるだけではなく、『意味不明な文字列』がくっついて届きます。

余談ですが、メールを出すとき、文末のシグネイチャ(署名)に自分のメールアドレスも書く事がありますよね。
ここで「HTML対応」と書いておくのも手ですね。
(あまり流行ってませんが)


タイムラグ

メールの返事がこないと、不安になることがありますね。
まあ、2〜3日以上、場合によっては1週間以上かかることもあると思いますが・・・

私の場合、メールを送った数分後に返事が届いたことがあります。
これは希(まれ)なことだと思います。お互いがダイヤルアップの場合は特にそうですね。

送ったメールが相手のメールボックスに届くのは、それほど時間はかからないです。
(正確な数値は知らないですが)

でもメールを受け取る側は、ネットワークに接続して自分のメールボックスから手紙を取り出さないといけませんね。
受け手がネットワークに接続してメールボックスを見なければ、『メールが届いているかどうか』もわからないわけです。

更に、返事を書く場合にもある程度時間がかかるわけですね。


回答の必要性

えーと……届いたメールに対して、返事を書く義務はあるんでしょうかねえ。
これは、人によって意見がわかれることですね。

 )
 −−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−
  初めまして。
  ○○について教えてください。
  私は初心者なので誰に聞いていいのかわからないです。
  あなたが詳しそうなのであなたに聞きます。
  急いでいるので今日中に教えてください。
  初心者の私にわかるように教えてください。
 −−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−
今のところ、私のところにこーゆーのが届くのは月に1回程度なので、私にわかる範囲で返事してます。
(数日後になることもあります)

このぐらいならまだいいですが、『無視したいメール』というのも……(汗)

もちろん、ダイレクトメールとか、嫌がらせのメールなんかは無視した方がいいですね。

メールを出すときには、相手に返事を強制するような書き方は控えた方がいいと思います。
『もしよかったら、返事くださいね』という程度がいいのかな。

ただ、必要性のあるメールに関してはちゃんとメールしましょうね。
返事の約束をした場合とか。欧米では『48時間以内に返事を出す』ということも一種のマナーになっているようです。
事情があって返事が遅れそうな場合は、その事をメールなどで知らせておきましょう。


メールを書くのはオフラインで

メールに限った事ではないですが、文章を書く場合は『回線を切った状態』で書きましょう。

インターネットに接続されていないと使えないメーラーもあるかと思いますが、エディタで書いておいて後でコピーすればいいですね。
つなげたままでメールを書くと、時間が気になって誤字脱字とかが多くなりますよ。


誰かが見ているかも

電子メールを普通の手紙にたとえると、「封書」ではなく「葉書」のようなものです。
つまり、内容を他の誰かが見ているかもしれないんですね。

電話番号とかクレジットカード番号とか、他人に見られて困るようなのは、必要最低限にしましょう。
時には第三者に見られてはいけないものを、どうしても送りたい場合もあります。
こういう場合は暗号化ソフトなどを使う手もあります。 受信側も同じソフトを持ってないといけませんが・・・


添付ファイル

メーラーによっては、画像や音楽やプログラムなどのファイルを添付できるものもあります。

ただ、相手との環境が違う場合に添付ファイルが読めないこともあります。
メーラーの違いや設定の違いもありますし、受信者の環境ではそのデータを扱えない場合もあります。

また、ファイルサイズにも気をつけましょう。100KBを超えるようなら、予め連絡をいれておきましょう。
『こういうファイルを送りたいけど、よろしいですか?』という感じで。

33.6Kbpsのモデムでは、1秒にだいたい4KBの受信ができます。
ただし、回線が混んでいればもっと時間がかかります。
もっと低速なモデム……たとえば9600bpsの場合は1秒に1KBしか受けられないですね。

大きいファイルを送る場合は、必ず事前に連絡をいれましょうね。


送る直前に、1度読み直しましょう

これが大原則ですね。
誤字脱字や変換ミスが無いか、失礼な文面になってないか確認しましょう。 メールアドレスなどを間違えてないかなども気をつけましょう。
時間や電話代とか課金などが気になるかもしれませんが、ここは必ずやっておきましょうね。


第7夜・e-mail(3):メールのトラブル][ネチケット千夜一夜

(注)
このコーナーではアホリアSS個人の独断的な考え方も混じっているかと思います。
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